CALITOM gère les temps et les plannings de ses agents avec AgileTime

À propos de CALITOM

CALITOM, en tant que service public des déchets en Charente, joue un rôle essentiel dans la gestion environnementale. L'organisation supervise la collecte et le traitement des déchets ménagers pour la région, gérant 29 déchetteries, 20 équipes de collecte, ainsi que diverses installations de traitement des déchets. Cela inclut une plateforme de compostage, une usine de prétraitement mécano-biologique, quatre quais de transfert, un site de stockage actif, un centre de tri et une recyclerie. CALITOM assure également le suivi post-exploitation de plusieurs centres de stockage. Sa compétence s'étend à la collecte pour 327 communes, desservant 183 844 habitants, et au traitement pour 383 communes, touchant ainsi 353 853 habitants.

Entretien avec Monsieur Kaabouni

Quelle est votre problématique ?

Monsieur Kaabouni : En tant que DSI chez CALITOM, j'ai joué un rôle clé, avec Madame Penin, Directrice Générale en charge de l'Exploitation, dans la transition de notre outil de gestion des temps de travail en 2009. Auparavant, nous utilisions des outils bureautiques pour programmer et suivre les plannings des équipes d'exploitation. Cependant, cette méthode avait ses limites, surtout quand il s'agissait de développer la polyvalence et la flexibilité dans la gestion annuelle du temps de travail.

Pour répondre à ces défis, nous avons décidé de moderniser notre approche en adoptant un outil de gestion des temps de travail plus sophistiqué. Pour cela, nous avons formé un groupe projet composé de neuf membres, représentant chaque service de CALITOM. Ensemble, la Directrice Générale et moi-même, nous avons pris en charge la récolte des besoins des utilisateurs et la rédaction du cahier des charges ainsi que des documents techniques nécessaires pour ce nouveau système. Notre objectif était de gérer nos effectifs et nos activités de manière plus opérationnelle et uniforme.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Monsieur Kaabouni : Je me suis impliqué activement dans le processus de sélection d'un nouvel outil de Gestion des Temps. Après avoir lancé la procédure d'appel d'offres et analysé les différentes propositions, nous avons retenu deux candidats pour des présentations détaillées et pour répondre à un questionnaire complémentaire. Finalement, c'est AgileTime qui a été choisi par notre groupe projet. L'outil se démarquait principalement pour sa capacité à répondre à la plupart de nos besoins fonctionnels. Il présentait toutefois des limitations concernant la planification des activités à forte granularité et des activités imprévisibles. Ce qui est remarquable avec AgileTime, c'est sa logique de gestion des temps qui privilégie la ressource humaine avant l'activité, et non l'inverse. Sa facilité de prise en main et son haut degré de paramétrabilité ont été des atouts décisifs qui ont conforté à la fois l'équipe projet et la Direction Générale dans notre décision finale.

Comment s'est déroulé le projet ?

Monsieur Kaabouni : Nous avons fait face à une échéance serrée pour la mise en œuvre de notre nouveau outil de gestion des temps, car le marché a été attribué en septembre 2010 et nous avions pour objectif de le déployer pour le 1er janvier de l'année suivante. Un des défis majeurs était d'intégrer le calcul des temps de travail pour la déchetterie, notamment en fonction des kilométrages parcourus. AgileTime, tout comme d'autres progiciels, ne permettait pas de calculer directement les temps de travail basés sur un kilométrage spécifique. Nous avons dû compter sur l'expertise de la Consultante du Groupe HSW, en charge de notre projet, pour créer une table de correspondance entre kilométrages et temps afin de calculer correctement les primes et les déplacements des agents.

Une autre complication imprévue a été l'interface entre le logiciel de paie CIRIL et AgileTime. Cette interface, qui n'avait pas encore été développée par le Groupe HSW, a subi des retards et a nécessité une intervention directe de notre part, contrairement à ce qui était initialement prévu.

Malgré ces défis, AgileTime a été installé et mis en place sur des services pilotes assez rapidement pour respecter la mise en production sur tous les services en janvier 2011. 

Quels sont les éléments qui ont contribué à la réussite du projet ?

Monsieur Kaabouni : L'apport des consultants de l'équipe du Groupe HSW a été essentiel pour le succès de notre projet. Ils ont rapidement compris notre situation et notre structure, en particulier au niveau des Ressources Humaines, qui ont des spécificités propres au secteur public. Leur vaste expérience nous a a été très utile, non seulement pour la gestion globale du temps mais aussi pour des aspects plus détaillés comme l'annualisation et le Compte Épargne Temps (CET). L'expertise et la compréhension approfondie de notre organisation de la part de ces consultants ont grandement contribué à la réussite du projet.

Quel est le bilan après deux années d'utilisation ?

Monsieur Kaabouni : Après près de deux ans d'utilisation, si nous devions mener une enquête de satisfaction, je suis convaincu que la réponse serait très positive. AgileTime répond efficacement à la majorité de nos besoins et activités, qu'il s'agisse de collecte ou de traitement, même s'il manque encore la prise en compte de certaines activités spécifiques du service Animation du Territoire et du pôle Maintenance. Concernant la gestion du temps de travail, l'outil remplit parfaitement son rôle. La planification fonctionne au quotidien pour environ 130 agents et l'interface entre les différents systèmes est efficace. Plus qu'une question financière, le retour sur investissement se mesure aussi par l'efficacité opérationnelle et l'homogénéité de la gestion des temps. Les informations sont fiables et nous bénéficions d'une gestion des plannings opérationnels pour l'ensemble de notre collectivité.

Quelles sont les évolutions prévues pour le module de GTA ?

Monsieur Kaabouni : Notre objectif actuel est d'intégrer davantage de nouvelles (UEP) dans AgileTime, pour inclure un maximum d'agents. Nous voulons également finaliser l'importation automatique des données dans les variables de paie depuis AgileTime. Actuellement, ces données sont importées pour vérification, mais la prochaine étape sera leur intégration automatique dans notre logiciel de paie Civil Net RH. Techniquement, nous avons déjà tout préparé pour cette évolution. Une fois en place, cela va simplifier considérablement le processus de paie et augmenter l'efficacité globale de notre gestion RH.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Monsieur Kaabouni : Depuis que nous avons mis en place AgileTime, la gestion de nos 130 agents de terrain s'est nettement améliorée. Elle est désormais opérationnelle et homogène, ce qui représente un progrès majeur pour nous. Les informations remontent de manière fiable vers nos équipes RH, et chaque agent encadrant bénéficie d'un planning quotidien toujours à jour. Un autre aspect crucial est la maîtrise de l'annualisation du temps de travail par notre encadrement. Cela signifie que nous pouvons planifier et gérer efficacement les temps de travail sur l'année, en respectant les contraintes légales et opérationnelles. En somme, le Groupe HSW nous a permis d'optimiser notre organisation de travail et de renforcer la fiabilité de nos processus de gestion des temps.