Gestion des absences dans l’industrie : 5 bonnes pratiques pour préserver la continuité de production

Dans l’industrie, une absence ne signifie pas seulement une personne en moins dans une équipe. Lorsqu’un poste doit être occupé, qu’une compétence spécifique est nécessaire ou qu’une production doit être assurée en continu, l’absence d’un collaborateur peut rapidement avoir des conséquences sur toute l’organisation. 

Il faut alors identifier une personne disponible, vérifier ses compétences, revoir le planning et parfois réorganiser plusieurs équipes. La situation se complexifie encore lorsque l’entreprise fonctionne en horaires décalés, en 2x8, 3x8, 5x8 ou VSD, ou lorsqu’elle dispose de plusieurs sites ou ateliers. 

Alors, comment mieux gérer les absences dans l’industrie tout en maintenant la continuité de production ?

L’absentéisme représente un enjeu important pour les entreprises. Selon le Baromètre de l’Absentéisme 2024 d’Ayming, le taux d’absentéisme moyen dans l’industrie atteignait 5,51 % en 2023, avec en moyenne 20,1 jours d’absence par salarié. 

Des équipes qui doivent assurer la continuité de l’activité 

Dans de nombreuses entreprises industrielles, les équipes se relaient pour assurer la continuité de l’activité. Les cycles en 2x8, 3x8, 5x8 ou encore les organisations en VSD nécessitent une organisation précise des horaires et des effectifs. Lorsqu’une personne est absente, il faut donc rapidement trouver une solution pour maintenir la couverture du poste. Et cette solution ne consiste pas nécessairement à remplacer simplement une personne par une autre. 

Une modification peut avoir des conséquences sur l’ensemble du planning : changement d’horaires, permutation entre collaborateurs, réorganisation d’une équipe ou mobilisation d’une personne sur un autre service. La situation peut être encore plus complexe pour les entreprises qui disposent de multi-sites ou d'ateliers. Une absence sur un poste clé peut alors nécessiter de revoir l’organisation au-delà de l’équipe directement concernée. 

Des compétences qui ne sont pas toujours interchangeables 

Dans l’industrie, tous les collaborateurs ne peuvent pas nécessairement occuper tous les postes. Certains postes nécessitent des compétences techniques, des formations spécifiques, des certifications ou des habilitations. La connaissance des compétences disponibles est donc essentielle pour identifier rapidement les personnes susceptibles de prendre le relais. Cette cartographie permet également de repérer les points de fragilité de l’organisation : une compétence détenue par une seule personne, une équipe peu polyvalente ou encore un poste difficile à remplacer. La gestion des absences doit donc être pensée en lien avec la gestion des compétences et la polyvalence des équipes. 

1. Avoir une visibilité en temps réel sur les présences et les absences 

Pour réagir efficacement à une absence, encore faut-il disposer d’une information fiable. Les RH et les managers doivent pouvoir savoir facilement quelles personnes sont disponibles, quels congés ou absences sont déjà prévus, quels postes doivent être couverts et quelles ressources peuvent potentiellement prendre le relais. 

Cette visibilité évite de multiplier les échanges pour retrouver une information et facilite les ajustements de planning. Elle devient particulièrement importante lorsque plusieurs équipes, ateliers ou sites doivent être coordonnés. Une solution de Gestion des Temps et des Activités (GTA) permet notamment de centraliser les informations liées aux temps de travail, aux absences, aux plannings, aux compteurs et aux activités. 

2. Anticiper les absences et les variations d’activité 

Toutes les absences ne peuvent pas être anticipées. Mais certaines sont connues suffisamment à l’avance pour permettre de préparer leur impact sur l’organisation. Congés, formations ou autres absences prévisionnelles peuvent être intégrés au planning afin d'identifier les périodes où les effectifs risquent d’être insuffisants. Mais l’anticipation des besoins ne doit pas s’arrêter aux absences. 

Dans l’industrie, les besoins en personnel évoluent également en fonction : 

• des volumes de production ; 
• de la saisonnalité ; 
• des périodes de forte activité ; 
• des prévisions de charge ; 
• des variations de la demande ; 
• des évolutions de l’organisation. 

C’est précisément l’un des objectifs du Workforce Management : rapprocher les besoins de l’activité des ressources disponibles pour mieux anticiper et dimensionner les effectifs. Cette approche permet de passer d’une gestion principalement réactive des absences à une gestion plus prévisionnelle des effectifs. 

3. Identifier les postes critiques et les compétences nécessaires 

Toutes les absences n’ont pas le même impact. L’absence d’un collaborateur sur un poste facilement interchangeable ne présente pas les mêmes contraintes que celle d’une personne possédant une compétence, une certification ou une habilitation spécifique. 

Il est donc utile de cartographier les compétences disponibles et d’identifier les postes nécessitant des qualifications particulières, les collaborateurs capables d’occuper plusieurs postes, les postes pour lesquels une seule personne possède le savoir-faire nécessaire ou les besoins de montée en compétences ou de polyvalence. L’objectif est simple : savoir quelles ressources peuvent réellement être mobilisées lorsqu’une absence survient. 

4. Croiser les données RH avec les données métier 

La gestion des effectifs ne peut pas être dissociée de l’activité de l’entreprise. Une équipe peut disposer de suffisamment de collaborateurs sur le papier, mais être en sous-effectif si la charge de travail augmente fortement. À l’inverse, une période de faible activité peut nécessiter moins de ressources. 

C’est pourquoi la planification des effectifs doit pouvoir s’appuyer sur les données métiers de l’entreprise, notamment pour déterminer le nombre de personnes nécessaires pour réaliser les tâches, le temps de disponibilité des équipes et les équivalents temps plein nécessaires. Il doit également tenir compte des compétences et de la polyvalence. 

5. Prévoir des solutions de remplacement et d’ajustement 

Même avec une bonne anticipation, certaines absences resteront imprévues. L’entreprise doit donc également être capable de réagir rapidement. Plusieurs solutions peuvent être envisagées selon l’organisation : permutation entre collaborateurs, mobilité entre services, réaffectation sur un autre poste ou recours à un pool de remplacement. L’important est de ne pas devoir repartir de zéro à chaque absence. Lorsque les compétences, les disponibilités et les possibilités de remplacement sont identifiées, les managers peuvent prendre une décision plus rapidement et ajuster le planning en conséquence. 

Pour mettre en place ces bonnes pratiques, les entreprises ont besoin d’informations fiables et accessibles. C’est notamment là qu’un logiciel de gestion des temps et des activités peut apporter une véritable aide au quotidien. 

Centraliser les informations 

Temps de travail, absences, plannings, compteurs ou activités peuvent être regroupés au sein d’un même outil. Les managers disposent ainsi d’une vision plus claire de l’organisation et peuvent retrouver plus facilement les informations nécessaires pour ajuster les équipes. Une solution de GTA peut également prendre en compte des organisations complexes, notamment les cycles en 3x8 ou 5x8, ainsi que les spécificités liées aux différents établissements et accords. 

Identifier les bonnes ressources 

La connaissance des compétences et des disponibilités facilite la recherche d’une solution de remplacement. La prise en compte des compétences permet donc de rechercher plus facilement les ressources susceptibles de prendre le relais et d’éviter des remplacements qui ne correspondent pas aux exigences du poste. 

Croiser les données RH et les données métier 

Une gestion plus avancée consiste à rapprocher les données relatives aux collaborateurs des besoins de l’activité. Les outils de Workforce Management permettent notamment de prendre en compte des données métier pour adapter les ressources aux besoins. Cette approche permet de ne plus regarder uniquement le nombre de personnes disponibles, mais de vérifier si les ressources correspondent réellement à la charge de travail. 

Automatiser la planification des équipes 

Lorsque les plannings deviennent complexes, leur construction manuelle peut rapidement devenir chronophage. Une solution de planification automatique permet de prendre en compte simultanément plusieurs contraintes : compétences, qualifications, règles légales, accords d’entreprise, contraintes organisationnelles, besoins de production et préférences des collaborateurs. 

Avec eOptim, le moteur de planification peut être utilisé sur des périodes allant de quelques jours à plusieurs mois. Plusieurs projections peuvent également être conservées et superposées pour faciliter les choix du planificateur. Celui-ci conserve la possibilité d’intervenir manuellement et est alerté lorsqu’une règle n’est pas respectée. L’automatisation ne signifie donc pas que le planificateur perd la main sur son planning. Elle lui permet au contraire de partir d’une proposition construite à partir des contraintes définies, puis de l’ajuster selon les besoins. 

Gérer les absences efficacement, ce n’est donc pas seulement savoir qui est absent. Il faut également comprendre les conséquences de cette absence sur les équipes, les compétences disponibles et les besoins de l’activité. En rapprochant ces différentes informations, l’entreprise peut mieux préparer ses plannings et réagir plus rapidement lorsqu’un imprévu survient. C’est dans cette logique que s’inscrit le Workforce Management : donner aux équipes RH et opérationnelles les moyens de mieux prévoir les besoins, dimensionner les ressources et adapter les plannings. 

Avec eConnection, Qoia accompagne les entreprises dans la gestion des temps, des activités, des absences et des plannings. Associée au module eOptim, la solution permet d’aller plus loin dans l’optimisation de la planification en tenant compte des contraintes, des compétences et des besoins de l’activité. 

Vous souhaitez mieux gérer les absences et optimiser vos plannings ?