Gestion des plannings chez APF Le Chevalon avec AgileTime

À propos de l'Institut d'Éducation Motrice et de Formation Professionnelle Le Chevalon (IEM FP)

L'Institut d'Education Motrice et de Formation Professionnelle (IEM FP) Le Chevalon, dédié à l'accompagnement des jeunes en situation de handicap moteur, offre des opportunités uniques d'épanouissement et d'intégration. L'institut, géré par l'Association des Paralysés de France (APF), reconnue d'utilité publique, met l'accent sur le développement des capacités individuelles, l'acquisition de compétences sociales et professionnelles, et encourage l'engagement actif dans la société pour une contribution citoyenne significative.

Entretien avec Madame Reynier

Quelle est votre problématique ?

Monsieur Reynier : À l'APF Le Chevalon, à Voreppe, nous utilisions auparavant un outil interne pour la gestion des plannings, conçu sous Excel par mon prédécesseur. Malgré son efficacité, cet outil avait un sérieux inconvénient : il manquait de flexibilité pour être utilisé facilement par d'autres personnes n'ayant pas participé à sa création. Chaque mise à jour d'Excel nécessitait mon intervention personnelle pour ajuster de multiples macros, ce qui était assez chronophage. En outre, le fait que la maîtrise de cet outil repose sur une seule personne posait un risque en cas d'indisponibilité.

Face à ces défis, il est devenu évident que nous avions besoin d'un outil de gestion centralisé, qui puisse être accessible facilement sur différents postes et par plusieurs planificateurs simultanément. L'idée était de trouver une solution dont l'apprentissage et l'utilisation seraient assez simples pour que les compétences ne dépendent pas uniquement d'une seule personne.

Par ailleurs, notre établissement partenaire, l'APF Eybens, cherchait également un outil de planification. Dans un souci de cohérence et pour optimiser les coûts, nous avons donc pris la décision commune d'acquérir un nouveau outil de planification, qui serait utilisé conjointement par nos deux établissements.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Monsieur Reynier : J'ai pris l'initiative de contacter directement le Groupe HSW, car j'avais déjà une expérience positive avec AgileTime lorsque je travaillais comme planificateur à l'AFIPAEIM. Je me rappelle que l'outil avait été parfaitement adapté à la convention collective 66 de l'AFIPAEIM. Compte tenu que l'APF Le Chevalon relève de la convention collective 51, nous avons soulevé cette question lors d'une présentation par un Commercial du Groupe HSW. On nous a assuré que l'outil pourrait être adapté sans difficulté à la convention collective 51, comme cela avait été le cas pour celle de 61.

Nos premières interactions commerciales ont débuté au début de l'année 2011. Il était impératif pour nous que le nouvel outil soit pleinement opérationnel pour la rentrée scolaire 2011-2012. Cette contrainte de temps a ajouté une dimension supplémentaire au projet, mais je savais, grâce à mon expérience précédente, que nous pouvions compter sur l'efficacité et l'adaptabilité d'AgileTime.

Comment s'est déroulé le projet ?

Monsieur Reynier : Notre équipe projet à l'APF Le Chevalon était composée de quatre membres clés : une cadre de santé, le responsable logistique et chef comptable, le responsable RH, paye et contrats – qui avait une excellente connaissance du réglementaire, tant interne que de la convention collective 51 – et moi-même. Lors de notre réunion de lancement, l'équipe du Groupe HSW a présenté un rétro-planning à la nôtre ainsi qu'à celle d'Eybens.

Après que Sébastien Cellier, Consultant chez le Groupe HSW, ait élaboré le Document de Spécifications Fonctionnelles Détaillées (DSF), et suite à sa validation, nous avons entamé le paramétrage et les formations. Nous n'avons rencontré aucune surprise quant aux délais ; tout a été déployé comme prévu. Les tests se sont déroulés pendant les sessions de formation, ce qui nous a permis de peaufiner le paramétrage. Comme nous l'avions anticipé, en juin, toute la planification était prête

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation de notre solution ?

Monsieur Reynier : AgileTime s'est avéré très bien adapté à la convention 51. Bien sûr, il y a eu quelques ajustements initiaux nécessaires au niveau des scripts par l'équipe du Groupe HSW, mais maintenant, l'outil fonctionne parfaitement. Nous contactons Sébastien Cellier pour des interventions, généralement en juin, lors du passage à la nouvelle année, et parfois pour un ou deux nouveaux paramétrages. Ces demandes d'intervention viennent exclusivement de notre part, car le paramétrage existant est déjà opérationnel. Au fil du temps, les questions des utilisateurs ont diminué. Nous organisons régulièrement des formations pour les nouveaux employés afin de maintenir un niveau de connaissance uniforme de l'outil parmi tous les utilisateurs.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Monsieur Reynier : Nous envisageons de mutualiser l'aspect serveur et, de manière plus générale, l'informatique des deux établissements. Cela inclurait idéalement une mutualisation d'AgileTime, car actuellement, Le Chevalon et Eybens utilisent deux bases de données distinctes pour le logiciel en raison de la séparation de leurs infrastructures informatiques, y compris les serveurs intranets.

Concernant l'interface avec notre logiciel de paie, elle n'a pas encore été mise en place, principalement parce que nous l'avons changé entre-temps, et avons donc décidé de repousser cette partie du projet.

Quant à l'utilisation du module self-service d'AgileTime, il est actuellement utilisé par l'établissement d'Eybens. Pour le Chevalon, son introduction reste une possibilité, mais pour l'instant, nous avons choisi de ne pas l'adopter. Nous craignons que cela ne complique les choses pour nos équipes. À ce stade, nous préférons que les planificateurs continuent de gérer les déclarations d'horaires et les données variables.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Monsieur Reynier : Depuis que nous avons mis en place AgileTime, nous avons remarqué une nette amélioration en termes de fiabilité, ce qui nous fait gagner du temps puisque nous n'avons plus besoin de procéder à des vérifications constantes. En outre, l'outil nous permet de gagner du temps sur l'annualisation et sur la gestion des cycles de travail. Au quotidien, les saisies ponctuelles nous facilitent la tâche et l'outil est maintenant bien maîtrisé par notre équipe. Cela a considérablement simplifié notre processus de gestion du temps.

* ETP = Équivalent Temps Plein