Le Centre Hospitalier de Valence choisit AgileTime

À propos du Centre Hospitalier de Valence

Le Centre Hospitalier de Valence, tête du secteur sanitaire n°2, couvre une population de près de 450 000 habitants, allant de Privas à Die au sud, et de Saint-Vallier à Saint-Marcellin au nord. En plus des services médicaux et chirurgicaux standards, il dispose d'un service de coordination des prélèvements et des greffes.

Entretien avec Madame Domingues

Quelle est votre problématique ?

Madame Domingues : Depuis 2002, notre établissement utilisait le logiciel de gestion des temps Gestor. Malheureusement, son paramétrage ne répondait pas aux besoins du CH de Valence. Les utilisateurs l'abandonnaient progressivement car il n'était ni ergonomique ni intuitif et ne communiquait pas efficacement avec la gestion de la paie. Ils étaient alors contraints de retourner à des plannings sur Excel, ne récupérant que les badgeages via l'application. Les calculs des éléments variables de paie se faisaient manuellement car les compteurs ne donnaient pas les résultats escomptés.

Pour remédier à cette situation, un groupe projet a été constitué, comprenant 6 cadres de santé, 3 membres de la Direction des Ressources Humaines (dont moi-même en tant que responsable de ce groupe projet), 1 informaticien et 1 cadre supérieur de santé. Pendant deux mois, nous avons travaillé à l'élaboration d'un cahier des charges complet, sollicitant régulièrement les avis des cadres de santé pour l'ajuster, afin d'éviter les problèmes rencontrés avec le système précédent.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Madame Domingues : Après la rédaction du cahier des charges, notre groupe projet a exploré les logiciels disponibles en sollicitant des retours d'expérience auprès d'autres établissements. Le CH de Chambéry, utilisant AgileTime, a fait une démonstration très positive de l'outil, de même qu'un autre établissement utilisant AGFA.

Suite à ces recherches, nous avons lancé un appel d'offres en mars 2010. AgileTime a été choisi pour sa capacité à répondre aux exigences du cahier des charges et à son paramétrage demandé, notamment son aspect intuitif et sa familiarité avec Excel.

Après avoir contacté une dizaine d'établissements référencés par Qoia (anciennement Horizontal Softwareà, qui utilisaient l'interface avec AGFA ou le badgeage, les retours ont été unanimes et positifs, ce qui a renforcé notre confiance dans notre choix.

Comment s'est déroulé le projet ?

Madame Domingues : Le projet, dont le déploiement était prévu pour le 1er janvier 2011, a démarré rapidement (juin/juillet). De septembre à octobre, le groupe projet du CH de Valence a travaillé sur le paramétrage, en s'appuyant sur les réflexions et suggestions du consultant Sébastien Cellier. Il a agi en véritable expert de la gestion du temps hospitalière, écoutant, conseillant et orientant pour établir les règles de paramétrage. De novembre à janvier, les sites de tests ont été mis en place. À ce jour (mi-juin 2011), 9 services restent à déployer.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation ?

Madame Domingues : Il y a actuellement 90 cadres de santé, encadrants techniques et administratifs qui utilisent AgileTime, dont 80% dans des services soignants, ainsi que 6 utilisateurs au niveau de la Direction des Ressources Humaines. Au départ, la plupart des utilisateurs étaient sceptiques en raison de leurs précédentes expériences. Cependant, au fur et à mesure du déploiement des services, les retours sont devenus positifs. Les utilisateurs commencent progressivement à abandonner Excel. Certains n'ont pas encore eu le temps de se familiariser avec l'outil, mais j'ai bon espoir qu'ils suivront l'exemple de leurs collègues qui commencent à bien le maîtriser.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Domingues : Nous avons acquis le self-service d’AgileTime et prévoyons sa mise en place au deuxième semestre 2011. Ce module permettra aux agents de soumettre leurs demandes d’absences via l’intranet et de consulter leurs compteurs, soldes de congés et les badgeages de la journée. Cette évolution était déjà prévue dans le cadre du marché. De plus, j'exprime le souhait d'obtenir la version du produit qui permettra de lancer directement le dossier agent à partir du planning à l'avenir. D'autres évolutions pourront être envisagées, mais il est encore trop tôt pour en évaluer l'impact avec suffisamment de recul.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Domingues : Nous avons constaté plusieurs avantages significatifs :

• Interfaçage avec la paie
• Interfaçage des dossiers agents
• Gain de temps grâce à ces automatisations
• Fiabilisation des données envoyées à la paie
• Gains de temps dans les services qui commencent à bien appréhender l'outil et les règles de gestion des temps