L'Hôpital Nord-Ouest renouvelle son système avec AgileTime

À propos de l'Hôpital Nord-Ouest

L’Hôpital Nord-Ouest est la première communauté hospitalière de territoire de la région Rhône-Alpes. À l'origine, les hôpitaux de Villefranche et de Tarare se sont unis pour former ce groupe hospitalier, offrant ainsi une prise en charge médicale de qualité homogène, quel que soit l’établissement fréquenté par les patients. Depuis, ces deux établissements ont été rejoints par ceux de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or et de Trévoux.

Ce groupe hospitalier comprend trois unités de soins intensifs (une en néonatologie, une en cardiologie et une en neuro-vasculaire), un centre de radiothérapie en collaboration avec le centre anti-cancer de Lyon, un centre d’angioplastie-coronarographie et un large éventail de spécialités chirurgicales.

Entretien avec Monsieur Vandame

Quelle est votre problématique ?

Monsieur Vandame : Dans le cadre de la mise en œuvre du projet social de l’établissement, les cadres du Centre Hospitalier de Villefranche-sur-Saône ont signalé que l’outil de gestion des temps était inadapté et peu ergonomique, ce qui leur faisait perdre du temps. Nous avons donc décidé de passer à une version web plus récente. Cependant, après avoir consulté un établissement qui l’utilisait déjà, nous avons constaté que cela revenait à implémenter un nouvel outil. Nous avons alors décidé d’examiner d’autres solutions.

Nous avons formé un comité de pilotage de six personnes : le DRH, son collaborateur direct, le Directeur Informatique, le Directeur des Soins, un cadre de santé en pédiatrie et la coordinatrice des secrétariats médicaux. Le groupe projet, lui, comprenait cinq personnes : le chef de projet informatique, une nouvelle recrue du service RH pour le déploiement, la gestionnaire des temps, la gestionnaire de carrière des agents non médicaux et une cadre de santé assurant l’intérim du cadre du pool de remplacement.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Monsieur Vandame : Après avoir recherché les solutions sur le marché, nous avons sélectionné deux fournisseurs : celui de notre outil actuel et celui de Qoia (anciennement Horizontal Software). Après les présentations, Qoia et son logiciel AgileTime ont fait l’unanimité. Tout le monde était d’accord pour changer d’éditeur. Les points forts d’AgileTime étaient son ergonomie, sa simplicité d’utilisation, la possibilité de travailler en prévisionnel, l'accès facile aux compteurs, et plusieurs outils d’aide à la planification, comme le planning montrant l’effectif attendu, l’aide au remplacement et les compteurs d’équité. Le dernier point qui a facilité notre choix était la possibilité d’acquérir l’outil par le MIPIH, partenaire de Qoia, sans passer par une procédure d’appel d’offres.

Comment s'est déroulé le projet ?

Monsieur Vandame : Le choix définitif a été fait à l'été 2010. Nous avions une exigence : la planification devait être rétroactive à janvier 2011. Le Directeur de Projet Qoia a analysé nos besoins et produit le dossier des spécifications fonctionnelles, validé par notre groupe projet. Le déploiement s'est déroulé de février à juin, en commençant par les services pilotes.

Les premières formations ont eu lieu en janvier pour l’équipe projet. En mars, nous avons démarré les autres services. Qoia a dispensé les premières formations, puis notre groupe projet a pris le relais.

La prise en main du logiciel a été simple, mais la nouvelle notion d'annualisation a eu un impact sous-estimé sur les compteurs. Pour clarifier cela, nous avons organisé six réunions d'information après l'été, avec plus de 250 participants.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation ?

Monsieur Vandame : AgileTime a été déployé dans tout l’établissement, ce qui a renforcé la confiance des cadres dans l'outil, contrairement à l'ancien système qui n'avait jamais atteint sa pleine capacité. Malgré l'adaptation nécessaire à l'annualisation, AgileTime a permis une gestion des temps plus rigoureuse. Bien que les règles de gestion aient toujours été conformes, l'ancien système pouvait laisser passer des écarts. AgileTime assure une gestion homogène et transparente des temps.

De plus, nous avons pu intégrer une nouvelle interface pour les absences avec notre système RH, améliorant ainsi la gestion des absences injustifiées. Enfin, la gestion des RTT non soldés, auparavant manuelle, est désormais plus rigoureuse.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Monsieur Vandame : Le Self-Service d’AgileTime a été déployé pour la consultation dans toutes les unités, mais seules quelques-unes utilisent le workflow des demandes d’absences : les services informatique, logistique, administratif et technique, ainsi que certains services de soins à titre expérimental. Nous attendons de voir ce que le nouveau portail collaboratif eConnection pourrait apporter avant de déployer le workflow entièrement.

L’installation de HR Performance est prévue à court terme. C’est une étape déterminante, car cet outil doit permettre de gérer 70% du budget d’exploitation de l’hôpital.

Enfin, la gestion du temps médical est une étape future. Pour l’instant, c’est un sujet abordé de façon informelle et sans étude particulière, mais il faudra y réfléchir sérieusement à l’avenir.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Monsieur Vandame : Nous avons constaté plusieurs avantages significatifs :

• Une gestion des temps plus rigoureuse, homogène et transparente
• La mise en place de l'interface absence
• Une gestion rigoureuse et exhaustive des droits à RTT non soldés à épargner