Sauvegarde 13 et sa transformation RH grâce à AgileTime

À propos de Sauvegarde 13

Sauvegarde 13 se démarque par son action multidimensionnelle dans quatre domaines clés :

• Le secteur médico-social, avec dix établissements dédiés
• La protection de l'enfance, grâce à un réseau étendu de services et d'antennes dans tout le département
• Les interventions et soins à domicile, incluant un Service d'Aide à Domicile (SAD), un Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile (SAAD) et un Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD)
• L'accueil de la petite enfance, avec trois structures de Multi-Accueil situées dans les 9e, 13e et 15e arrondissements de Marseille.

Entretien avec Madame Bouhnik

Quelle est votre problématique ?

Madame Bouhnik : Chez Sauvegarde 13, nous étions jusqu'à présent sans outil pour la gestion des temps et la planification des ressources humaines. Face à l'urgence croissante, il est devenu impératif pour nous de mettre en place une solution moderne et efficace pour répondre à ces besoins essentiels.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Madame Bouhnik : Quand Sauvegarde 13 a commencé à rechercher un outil de gestion, notre groupe projet, composé de quatre membres, a consulté trois fournisseurs, dont le Groupe HSW. Nous avions été informés d'AgileTime grâce à leurs présentations par email. Après avoir assisté aux démonstrations de trois solutions différentes, notre équipe a visité l'ADSEA de Nice qui utilisait déjà AgileTime. Leur solution nous a vraiment impressionnés, et de ce fait, notre choix s'est naturellement porté sur AgileTime.

Comment s'est déroulé le projet ?

Madame Bouhnik : La rédaction du Dossier de Spécifications Fonctionnelles (DSF) a été rapidement effectuée par Sébastien Cellier, le consultant du Groupe HSW, responsable de l'implémentation d'AgileTime chez nous. La mise en place de l'outil s'est ensuite déroulée très rapidement. Nous avons constaté l'importance d'un travail préparatoire approfondi, c'est pourquoi nous organisons désormais régulièrement des sessions de formation en interne pour les nouveaux utilisateurs d'AgileTime. Après l'installation d'AgileTime, les retours des utilisateurs ont été très positifs, et ils ont trouvé l'outil facile et rapide à prendre en main.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation de notre solution ?

Madame Bouhnik : Nous sommes très satisfaits d'AgileTime, surtout grâce à sa capacité à évoluer et s'adapter. Récemment, nous avons bénéficié de deux améliorations majeures qui facilitent notre utilisation quotidienne. La première est l'affichage de la liste complète des salariés, permettant de rechercher facilement un employé par son nom, même sans connaître son Unité Élémentaire de Planification (UEP). La seconde amélioration concerne l'affichage des UEP, qui est désormais plus clair et facile à lire. Ces ajustements ont apporté une valeur ajoutée significative à notre gestion des ressources humaines.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Bouhnik : À l'avenir, nous envisageons d'étendre AgileTime à d'autres pôles métiers de Sauvegarde 13 qui pourraient bénéficier de cette solution. Actuellement, tout fonctionne conformément à nos attentes. Nous sommes en train d'examiner la possibilité d'intégrer le self-service pour la validation des demandes d'absences et peut-être aussi le module de gestion des activités. Notre décision dépendra de l'analyse coût-efficacité de ces fonctionnalités supplémentaires.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Bouhnik : Nous avons constaté plusieurs avantages significatifs depuis l'introduction d'AgileTime chez Sauvegarde 13. Le badgeage a été un ajout crucial, apportant plus d'efficacité dans la gestion du temps de présence. Après quelques mois d'utilisation, nous avons noté un gain de temps notable dans la gestion des plannings. De plus, la capacité d'imprimer les plannings par Unité d'Exploitation Principale (UEP) facilite grandement la récupération des éléments variables pour la paie, une fonctionnalité importante surtout parce que nous avons choisi de ne pas intégrer directement l'interface avec notre logiciel de paie pour l'instant.