Le SDIS 67 optimise sa gestion des temps avec AgileTime

À propos du Service d'Incendie et de Secours du Bas-Rhin

Le Service Départemental d'Incendie et de Secours (SDIS) du Bas-Rhin joue un rôle crucial dans la protection des citoyens et des biens. En tant qu'organisme public autonome, il est dédié à la gestion des incendies, au secours des personnes, et à la préservation de l'environnement. Avec la responsabilité de coordonner l'activité des pompiers professionnels et volontaires du département, le SDIS du Bas-Rhin s'engage également dans diverses missions critiques telles que la lutte et la prévention contre divers accidents, sinistres et catastrophes, ainsi que dans l'organisation des moyens de secours. Leur travail étendu couvre aussi l'évaluation des risques technologiques ou naturels, la préparation des mesures de sauvegarde, et la fourniture de secours d'urgence aux personnes affectées par des accidents, sinistres ou catastrophes, ainsi que leur évacuation sûre et efficace.

Entretien avec Madame Deloire

Quelle est votre problématique ?

Madame Deloire : Depuis que les services de pompiers sont devenus départementaux en 1999, au SDIS 67, nous avons géré nos plannings avec des fichiers Excel. Cependant, avec l'augmentation de notre personnel permanent, nous avons atteint les limites de ce que pouvait offrir Excel. La complexité s'est accentuée en 2009 avec l'introduction de nouveaux régimes de travail variés : des journées de 8 heures, des gardes de 12 et 24 heures, nécessitant différents plannings selon les fonctions et les types de gardes. Face à cette multiplicité, Excel n'était plus suffisant.

Un autre problème était le partage des données entre nos différents logiciels, notamment entre le planning et le logiciel RH. Avec Excel, tout devait être modifié manuellement dans chaque outil, ce qui était fastidieux et source d'erreurs. De plus, l'historisation des données devenait un véritable casse-tête. Nous sauvegardions nos fichiers Excel sur CD-Rom, mais cette méthode n'était plus viable. Au SDIS, il est essentiel de conserver des traces précises pour le bilan social et les attestations fiscales. Nous avions donc un besoin urgent de trouver une solution plus adaptée à nos besoins en constante évolution.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Madame Deloire : En 2011, lors de notre appel d'offres pour un nouveau outil de Gestion des Temps, nous avons étudié différentes solutions, y compris celle proposée par le Groupe HSW. Notre groupe projet du SDIS 67 a même visité d'autres utilisateurs de ces outils pour mieux évaluer chaque option. Après une analyse approfondie, c'est la solution du Groupe HSW qui a été choisie, principalement pour sa capacité à gérer efficacement des régimes de travail complexes similaires à ceux utilisés dans les hôpitaux et cliniques. Cette spécificité correspondait parfaitement à nos besoins, avec des plannings variés et des exigences de travail diversifiées au sein du SDIS.

Comment s'est déroulé le projet ?

Madame Deloire : Notre projet a officiellement débuté en février 2011 avec une première réunion de lancement. Nous avons ensuite consacré la période d'avril à juillet à paramétrer l'outil, en nous basant sur notre Spécification Fonctionnelle Détaillée (SFD). Une fois le paramétrage achevé, nous avons mené une phase de test jusqu'en décembre 2011, durant laquelle nous avons formé tous les planificateurs. Grâce à l'engagement et à la compétence de Sébastien Cellier, Consultant Senior du Groupe HSW, ainsi qu'à la collaboration active de notre équipe du SDIS du Bas-Rhin, nous avons pu mettre en production le planning de manière globale dès le 1er janvier 2012, conformément à notre cahier des charges. Cette synergie entre les équipes a vraiment été un facteur déterminant dans la réussite de ce projet.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation de notre solution ?

Madame Deloire : Nous maintenons une collaboration étroite avec le Groupe HSW, car il y a encore quelques aspects à perfectionner. Cependant, les interrogations des utilisateurs concernant AgileTime se font de plus en plus rares, signe que le fonctionnement de la solution a été pleinement assimilé et intégré au sein de notre structure. Cette facilité d'adoption et d'utilisation de l'outil témoigne de son efficacité et de sa pertinence pour nos besoins.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Deloire : Actuellement, le SDIS 67 se concentre sur la stabilisation complète du projet AgileTime avant d'envisager d'autres évolutions. Parmi nos prochaines étapes importantes, nous prévoyons la finalisation du déploiement du self-service, ainsi que l'implémentation du module décisionnel HR Performance, qui était prévu dans notre accord initial avec le Groupe HSW. Ces développements sont essentiels pour optimiser davantage notre gestion des temps et activités.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Deloire : Nous avons constaté plusieurs bénéfices significatifs depuis l'implémentation d'AgileTime. Il permet une gestion efficace des régimes de travail croisés, centralise toutes les informations importantes, et offre un planning unifié par agent, même avec des fonctions multiples gérées par différents planificateurs. De plus, il facilite le calcul des besoins, gère le Compte Épargne-Temps, et intègre une interface pratique pour la gestion des tickets-restaurant, ce qui économise beaucoup de temps. Un autre avantage notable est l’historisation des données, essentielle pour notre bilan social et les attestations fiscales.