Optimisation des Temps de Travail à La Ciotat avec eConnection

À propos de la Ville de la Ciotat

La Ciotat, une ville dynamique de 36 000 résidents, voit sa population atteindre jusqu'à 80 000 personnes pendant la saison touristique. Elle emploie environ 750 à 800 agents municipaux, y compris le personnel du CCAS.

Entretien avec Madame Pichaud

Quelle est votre problématique ?

Madame Pichaud : Depuis 2018, notre municipalité a entrepris de moderniser la gestion du temps de travail au sein de nos services. La promulgation de la loi du 6 août 2019 sur la transformation de la fonction publique a été un véritable accélérateur dans ce processus. À La Ciotat, nous étions confrontés à un défi majeur : le suivi efficace des horaires de travail de nos agents, en particulier ceux qui n'étaient pas dans l'administration centrale. Nous avions des agents dans des services aux cycles de travail atypiques, comme les crèches, les écoles, la police municipale, le CCAS, ou encore la base nautique. Chacun de ces services avait ses propres spécificités et exigences en matière de planification et de suivi des heures de travail, ce qui complexifiait grandement la tâche de gestion globale.

Pourquoi avez-vous choisi le Groupe HSW ?

Madame Pichaud : Après une évaluation approfondie des différentes options, notre décision s'est portée sur le Groupe HSW au 1er trimestre 2019. Ce choix a été motivé par plusieurs facteurs clés. D'une part, leur offre comprenait un pack spécifiquement conçu pour les collectivités, incluant un système de workflow très adapté à nos besoins. D'autre part, et c'est un aspect que nous avons particulièrement apprécié, le Groupe HSW a été le seul éditeur à nous proposer une méthodologie de projet détaillée et entièrement adaptée aux spécificités de notre collectivité. Cette approche sur mesure a vraiment fait la différence pour nous, nous donnant la confiance nécessaire pour avancer avec leur solution.

Quelles actions avez-vous mis en place pour communiquer sur le déploiement de notre solution ?

Madame Pichaud : Dès le début du projet, nous avons mis un point d'honneur à tenir informés nos agents à chaque étape, en utilisant divers moyens comme notre bulletin mensuel interne. Le projet a reçu l'aval à deux reprises lors de nos comités techniques. Avec le soutien de notre équipe de communication, nous avons développé une FAQ sur notre intranet, créé une adresse email dédiée pour les questions des agents, et élaboré des supports pédagogiques avec l'aide du Groupe HSW, y compris des dépliants explicatifs et des vidéos tutorielles. Actuellement, alors que nous déployons la solution sur différents sites, nous organisons des réunions d'information pour répondre aux interrogations et rassurer les agents concernant le badgeage et l'utilisation du système.

Quels sont les points forts de notre solution ?

Madame Pichaud : Ce n'est pas seulement un moyen de mesurer le temps de travail quotidien, mais aussi un outil offrant une autonomie accrue aux agents. Ils peuvent facilement et intuitivement gérer leurs demandes d'absence et de congés, tout en ayant un accès rapide à leurs droits. Pour les responsables et le département RH, c'est la garantie d'avoir des informations actualisées en temps réel. Nous visons également la dématérialisation totale, ce qui permet de réduire les délais de validation et favorise une certaine responsabilisation.

Comment l'équipe du Groupe HSW vous a accompagné ?

Madame Pichaud : Depuis le début, l'équipe du Groupe HSW nous a accompagnés avec une grande disponibilité et réactivité. Leur point fort est la présence d'un référent unique pour le paramétrage technique et la formation des administrateurs, managers et référents RH. Cette approche centralisée assure une compréhension approfondie de nos problématiques spécifiques, ce qui est un avantage considérable pour nous. Et tout cela se fait dans une ambiance très cordiale et agréable.