L'Institut Curie choisi eConnection pour la planification de ses agents

À propos de l'Institut Curie

L'Institut Curie, pilier dans la lutte contre le cancer depuis 1921, est aujourd'hui une entité prestigieuse combinant un Centre de Recherche reconnu mondialement, un ensemble Hospitalier dédié aux soins des patients atteints de cancer, et des Services Institutionnels qui soutiennent l'ensemble des activités de l'Institut.

Entretien avec Madame Verger

Quelle est votre problématique ?

Madame Verger : Dans notre quête pour refondre nos outils de Gestion des Temps et Activités, nous avons cherché à trouver la solution idéale pour gérer les plannings de nos 2300 salariés, répartis sur nos trois sites : l'Hôpital de Paris, le Centre de Protonthérapie d’Orsay, et l'Hôpital René Huguenin à Saint-Cloud. En 2009, nous avions mis en place un outil de GTA qui, malheureusement, ne répondait pas adéquatement à nos besoins spécifiques ni aux exigences de notre secteur d’activité, sans parler de sa complexité sur le plan informatique.

Un hôpital n'est pas une entreprise ordinaire. La nature de notre travail, avec des journées pouvant atteindre 12 heures et diverses contraintes comme les astreintes et les gardes, nécessite une solution spécialement conçue pour notre milieu. Un outil trop généraliste ne convient pas à notre environnement unique.

L'ancien outil ne répondait pas seulement insuffisamment à nos exigences professionnelles, mais posait également des problèmes d'un point de vue informatique. Chaque nouvelle demande d'évolution nécessitait un développement supplémentaire et de nouvelles formations pour nos utilisateurs, engendrant des coûts imprévus. Ces défis ont finalement conduit notre Direction des Ressources Humaines à reconsidérer complètement nos besoins pour obtenir une solution vraiment adaptée à nos exigences actuelles et futures.

Comment l'Institut Curie s'est préparé aux changements ?

Madame Verger : Avant de choisir une nouvelle solution, nous avons d'abord effectué quelques ajustements clés au sein de notre service RH. Nous avons simplifié nos accords d'Aménagement et de Réduction du Temps de Travail (ARTT), en réduisant leur nombre de quatre à un seul. Cette démarche avait pour but de faciliter l'implémentation des règles dans le futur outil GTA.

En outre, nous avons réorganisé notre équipe RH et renforcé ses compétences, assurant ainsi qu'elle soit parfaitement préparée pour adopter la nouvelle solution sans nécessiter d'ajout de ressources supplémentaires. Ces étapes étaient essentielles pour assurer une transition en douceur vers le système que nous avions en vue.

Pourquoi avez-vous choisi eConnection ?

Madame Verger : En septembre 2017, prêts à entamer notre transformation informatique, nous avons rédigé un cahier des charges ambitieux, mettant l'accent sur nos besoins spécifiques et sur des délais de livraison serrés – la solution devant être opérationnelle dès juin 2018. Lorsque l'appel d'offres a été publié en novembre 2017, nous avions trois critères clés : un éditeur avec une expertise avérée dans le secteur de la santé, une équipe projet capable de garantir une mise en production pour juin 2018, et une solution GTA permettant une planification sous contraintes spécifiques.

Quatre éditeurs ont soumis leurs propositions, et en décembre 2017, nous avons choisi la solution eConnection du Groupe HSW, solution répondant à tous nos critères. Sa récente introduction sur le marché garantissait une facilité de paramétrage et une agilité dans son évolution, et elle était déjà mise en œuvre dans de nombreux établissements de santé. Cependant, c'est lors de la présentation du projet et des équipes que nous avons vraiment senti une synergie entre nos deux organisations, ce qui a été déterminant dans notre choix.

Quels défis avez-vous rencontré pour mettre en place la solution ?

Madame VERGER : Dès le départ, nous avons fixé des délais très courts pour la réalisation du projet à l'Institut Curie. Un projet qui aurait normalement pris 10 mois devait être réalisé en seulement cinq. Pour atteindre cet objectif ambitieux, le Groupe HSW a élaboré un calendrier très serré, nécessitant une collaboration étroite entre nos équipes et celles de l'éditeur. Les équipes projets des deux côtés ont été constituées pour être très réactives, afin de maximiser l'efficacité et de minimiser les pertes de temps. Actuellement, notre attention se porte sur le déploiement du module eOptim (planification automatique) du Groupe HSW, prévu pour début 2019.

Comment s'est déroulé le déploiement du projet ?

Madame Verger : Le projet a été officiellement lancé le 9 février 2018. En mars, nous avons mené un audit pour identifier les spécificités nécessaires au développement de la solution personnalisée, incluant les paramétrages et l’interface utilisateur. Le 19 mars, l'éditeur nous a remis les Spécifications Fonctionnelles Détaillées (SFD), qui ont servi de feuille de route pour la conception du projet. Le 6 avril, nous avons validé ces spécifications. En avril, l'éditeur a travaillé sur le paramétrage de eConnection et préparé son interfaçage avec nos systèmes PeopleNet, AD et SSO. Le 20 avril, l’installation de la solution paramétrée et de son interface a été finalisée avec succès dans notre système d’information. Nous avons ensuite mené des tests pilotes et des formations pour les utilisateurs, afin d’assurer l’adéquation de la solution avec nos besoins. 

Grâce à l'engagement et à la réactivité des équipes de l'Institut Curie, la solution a été validée en un temps record le 15 mai 2018. La formation des utilisateurs a pris en moyenne deux heures. Cela montre à quel point nos utilisateurs étaient bien préparés pour adopter leur nouvel outil de planification.

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Verger : Au sein du département RH de l'Institut Curie, nous avons constaté plusieurs améliorations notables grâce à eConnection. Tout d'abord, nous bénéficions d'une vision plus claire et précise des informations lors des phases d'alimentation et d'affichage des compteurs. De plus, le suivi et requêtage sont désormais en adéquation avec nos besoins de planification stratégique. Aussi, le moteur de workflow facilite le suivi des différentes étapes du processus. 

Pour les autres salariés de l'Institut, les avantages sont également significatifs :

• Ils n'ont plus à utiliser de formulaires papier, tout est géré via l'outil informatisé,
• Ils ont accès à des informations plus détaillées lors des demandes d'absence.

Avec eConnection, nous pouvons identifier précisément dans quelle catégorie les heures supplémentaires ont été effectuées par le salarié. Cela nous permet de réaliser des comparaisons et de planifier plus efficacement l'affectation des ressources en prévision de situations similaires.