AgileTime gère les activités saisonnières de SAEM de Châtel

À propos de la SAEM Sports et Tourisme de Châtel

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel, une société de transports dynamique, offre une gamme variée de services de remontées mécaniques et d'activités saisonnières, idéale pour les passionnés de montagne. Située au cœur des Portes du Soleil, un des domaines skiables les plus étendus d'Europe, Châtel relie 12 stations (8 en France et 4 en Suisse) et se distingue par son offre impressionnante de 650 km de pistes et 197 remontées mécaniques. La station de Châtel elle-même est équipée de 45 remontées mécaniques et offre 49 pistes, faisant le bonheur des amateurs de sports d'hiver. En été, la station se transforme en un paradis pour les randonneurs et vététistes avec ses 90 km de sentiers.

Entretien avec Madame Servoz

Quelle est votre problématique ?

Madame Servoz : À la SAEM Sports et Tourisme de Châtel, nos saisons d’hiver et d’été sont très intenses et nous devons gérer de grandes fluctuations de personnel. À la fin de chaque saison, de nombreux salariés terminent leurs contrats et il est crucial pour nous de gérer efficacement les heures supplémentaires pour éviter un solde trop élevé au moment de leur départ. Nous avions donc besoin d'un outil capable de prévoir ces heures dès le début du contrat pour toute la saison. 

La première difficulté était de planifier des salariés "fictifs", car nous devons établir nos plannings prévisionnels avant même de signer les nouveaux contrats. Une autre complexité concernait certains types de salariés, comme les dameurs, dont les heures de travail dépendent des conditions climatiques et sont donc imprévisibles. Nous avions besoin d'un outil capable de les planifier sur une moyenne d'heures estimée, en prévoyant les récupérations nécessaires.

Un autre défi majeur était de gagner la confiance des planificatrices, qui étaient très sceptiques vis-à-vis des logiciels de Gestion des Temps en raison d’une expérience antérieure décevante. La solution précédente était basique et ne répondait pas à nos besoins. Heureusement, AgileTime s’est révélé intuitif, simple d’utilisation et fiable, ce qui a permis de fédérer l'équipe autour du projet.

En ce qui concerne l'interface avec le logiciel de paie, plusieurs solutions proposaient une exportation vers Excel, mais de manière trop rudimentaire pour nos besoins. Nous cherchions un outil capable d'exporter les compteurs et les calculs des éléments variables de la paie, une fonctionnalité que AgileTime maîtrisait parfaitement.

Pourquoi avez-vous choisi AgileTime ?

Madame Servoz : Ce qui a vraiment distingué AgileTime par rapport à l'autre solution que nous avions envisagée, c'était sa capacité à traiter les données de manière avancée, notamment à travers les tableaux de bord. Cette fonctionnalité a introduit une nouvelle dimension dans notre projet, offrant des possibilités que nous n'avions pas initialement envisagées. L'apport de ces tableaux de bord a ouvert des perspectives nouvelles pour notre gestion, permettant une analyse plus profonde et plus stratégique des données que nous n'avions pas prévue au début du projet. Cela a ajouté une valeur significative à notre choix pour AgileTime, au-delà de sa capacité à répondre aux défis initiaux que nous avions identifiés.

Comment s'est déroulé le projet ?

Madame Servoz : Lorsque nous avons finalisé notre choix en faveur du Groupe HSW à l'été 2008, Sébastien Cellier, un Consultant Senior de l'entreprise, est venu en présenter les outils aux planificatrices. Cette présentation était essentielle pour apaiser les inquiétudes des utilisatrices. Sébastien, avec son expérience, a réussi à gagner leur confiance. En discutant individuellement avec elles, il a pu saisir les spécificités de notre fonctionnement, notamment dans le domaine des remontées mécaniques, et réaliser un diagnostic complet. 
La phase pilote a été lancée en décembre sur certains services. Elle s'est prolongée tout au long de la saison d'hiver. L'évaluation qui a suivi cette période de test a été très positive, ce qui a confirmé notre décision de mettre pleinement en œuvre la solution pour la saison estivale de juin 2009. 

Quels sont les éléments qui ont contribué à la réussite du projet ?

Madame Servoz : L'outil que nous avons choisi répondait parfaitement à nos besoins ainsi qu'à ceux des utilisatrices. Cependant, ce qui a vraiment fait la différence, c'était la compétence de Sébastien Cellier. Il a non seulement compris nos problématiques spécifiques mais a aussi mis en place des solutions efficaces pour gérer les difficultés rencontrées. À chaque fois que nous faisions face à un problème qui semblait insurmontable, Sébastien trouvait une solution. Par exemple, pour gérer les salariés en attente de contrat, il a eu l'idée ingénieuse de créer des profils fictifs. Cela nous a permis de définir des plannings prévisionnels et d'anticiper la récupération des heures supplémentaires. Son approche proactive et sa capacité à résoudre les problèmes ont été essentielles à la réussite de l'implémentation de l'outil.

Quel est le bilan après plusieurs mois d'utilisation de notre solution ?

Madame Servoz : Depuis que nous avons implémenté AgileTime, la SAEM de Châtel a constaté un retour sur investissement sur plusieurs niveaux. Tout d'abord, nous avons beaucoup amélioré notre capacité d'anticipation. Nous avons réduit les heures supplémentaires en fin de contrat et respectons mieux les impératifs légaux, comme les temps de repos et la durée de travail. Ceci est en grande partie dû aux alertes de l'outil, qui nous permettent de mieux gérer la masse salariale et d'assurer une meilleure répartition des ressources en fonction des besoins. Ensuite, il y a eu un gain significatif en termes de temps de travail. La planification est devenue plus rapide et il n'y a plus de perte de temps en vérifications, car le logiciel est fiable. De plus, l'interface avec le système de paie est automatisée, ce qui inclut des requêtes de vérification pour s'assurer de l'exactitude des données. Et enfin, il y a l'analyse. Bien qu'elle ne soit pas quantifiable, elle est essentielle pour une gestion efficace des ressources humaines. La capacité d'analyser en profondeur nos données RH grâce à AgileTime nous a apporté une perspective précieuse et a contribué à l'amélioration de notre gestion globale.

Quelles sont les évolutions prévues ?

Madame Servoz : AgileTime s'est avéré être la solution idéale, répondant parfaitement à nos attentes. À l'avenir, nous envisageons d'approfondir notre analyse des données socio-économiques. Actuellement, la SAEM de Châtel collabore étroitement avec les équipes du Groupe HSW pour intégrer et préparer les évolutions futures. 

Quels sont les bénéfices constatés de notre solution ?

Madame Servoz : L'adoption d'AgileTime a apporté plusieurs avantages majeurs à notre organisation. Premièrement, l'anticipation des heures supplémentaires nous permet de les récupérer plutôt que de les payer en fin de contrat, ce qui réduit considérablement nos coûts. Aussi, nos planificatrices gagnent du temps de travail grâce à la simplification des processus de planification. La gestion de la masse salariale est également devenue plus simple et plus efficace. Un autre point fort est la capacité de créer des rapports détaillés à l'aide des tableaux de bord. Enfin, l'automatisation de l'interface avec notre logiciel de paie a éliminé les erreurs de saisie et entraîné un gain de temps considérable.

* ETP = Équivalent Temps Plein