Congés de fin d’année : comment planifier vos effectifs efficacement ?

Les fêtes de fin d’année sont souvent une période délicate pour les entreprises et les services RH. Chaque année, les RH jonglent entre pics d’activité, congés des collaborateurs, la gestion des plannings et sous-effectifs… Comment garder la maîtrise ?

Anticiper, organiser et utiliser les bons outils sont essentiels pour maintenir l’équilibre entre les besoins de l’entreprise et ceux des salariés. 

Alors, comment planifier vos congés de fin d’année de manière efficace, équitable et conforme à la réglementation ? Voici les clés pour aborder cette période sereinement. 

La période des fêtes ne signifie pas seulement des célébrations : ce sont des périodes où de nombreux collaborateurs souhaitent poser leurs congés en même temps. 

D'un côté, de nombreux collaborateurs souhaitent partir en vacances ou poser des RTT pour profiter des fêtes familiales. De l'autre, vous devez maintenir un niveau de service stable, organiser des astreintes ou la permanence, et absorber les pics d'activité de décembre (clôture comptable, activité commerciale, continuité des soins, services publics).

• Une forte demande de congés sur la même période ; 

• Des pics d’activité pour certains secteurs (santé, commerce, transport, logistique, restauration) ; 

• Des contraintes légales à respecter ; 

• Des risques de tensions au sein des équipes ; 

• La nécessité d’assurer la continuité des services malgré les absences. 

Cette période nécessite donc une organisation RH rigoureuse, d’autant plus lorsque les outils ou les processus internes ne sont pas adaptés. 

Ces challenges sont d’autant plus critiques dans des secteurs où la présence est indispensable, comme la santé, le commerce ou les transports, où la continuité des services est primordiale.  

Un employeur peut-il imposer des congés de fin d’année ? 

Oui, l’employeur peut imposer des congés, notamment si l’entreprise ferme temporairement pendant les fêtes. Cependant, il doit respecter certaines obligations légales : 

• Prévenir les salariés au moins deux mois à l’avance (article D3141-5 du Code du travail). 
• Respecter les droits individuels à congé des collaborateurs, en tenant compte de la politique interne de l’entreprise (conventions collectives, accords d’entreprise ou accords de branche). 

Rappel des droits des salariés en matière de congés 

• Congés payés : chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an. 
• Période légale pour poser ses congés : du 1ᵉʳ mai au 31 octobre. Toutefois, les collaborateurs peuvent choisir de conserver certains jours pour les fêtes de fin d’année. 
• Fermeture de l’entreprise : la loi n’impose pas la fermeture pendant Noël ou le Nouvel An. Les règles dépendent donc souvent des accords collectifs ou internes. 

Pour rappel, l’employeur a la possibilité d’annuler vos congés si cela s’avère indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et sous réserve de justifier de motifs sérieux.

Certains secteurs tournent au ralenti, d’autres connaissent un véritable pic d’activité : commerce de détail, hôpitaux, transports… Une planification proactive est essentielle pour éviter les sous-effectifs et garantir la continuité des services. 

Les étapes pour planifier efficacement vos effectifs 

1. Anticiper les congés 

• Lancer une campagne interne sur les souhaits de congés. 
• Identifier les services sensibles nécessitant une présence minimale. 
• Simuler différents scénarios de répartition pour équilibrer les effectifs. 
• Recourir à une GTA prévisionnelle pour visualiser les tensions à venir. 

Astuce : Les solutions de GTA, comme eConnection permettent de centraliser les demandes d’absences des collaborateurs, afin d’avoir un suivi global des présences et absences au sein des équipes. 

2. Gérer les chevauchements de congés avec équité 

• Privilégier un roulement pour garantir une rotation équitable entre les collaborateurs. 
• Encourager la concertation entre collègues pour favoriser les accords mutuels. 

3. Prévoir les relais et maintenir la continuité 

• Organiser des passations avant le départ en congé, pour assurer la continuité des services dans les meilleures conditions. 
• Identifier un référent temporaire pendant l’absence. 
• Ajuster les équipes selon les compétences réellement disponibles 

4. Gestion des imprévus 

Maladie, absence de dernière minute, urgence opérationnelle… Il est important d’anticiper les absences imprévues et de faire appel à des intérimaires, du renfort ponctuel, du partage des tâches entre équipes, etc. 

5. Utiliser des outils adaptés 

Les méthodes traditionnelles (Excel, e-mails, validations manuelles) sont souvent source d’erreurs et de pertes de temps. Les logiciels modernes de gestion des temps et des absences offrent plusieurs avantages : 

• Centralisation des demandes et validations d’absences ; 
• Des plannings mis à jour en temps réel 
• Une planification automatisée et prévisionnelle, selon vos données métiers ; 
• Reporting des plannings 
• Des indicateurs fiables pour piloter l’activité 

C’est la garantie d’un gain de temps réel pour les RH et les managers… et d’une meilleure équité pour les équipes. 

Une solution de Gestion des Temps et des Activités (GTA) centralise les demandes, fiabilise les compteurs et automatise les workflows. À la clé : moins d'erreurs, plus d'équité et des décisions plus rapides. Vous gagnez du temps opérationnel et améliorez la satisfaction des équipes.

• Centralisation des demandes de congés
• Suivi en temps réel des compteurs de droits
• Planification automatique avec notre module eOptim
• Respect des règles et des conventions
• Mise à jour des plannings en temps réel

La gestion des congés de fin d’année ne doit pas être source de stress. Avec une bonne anticipation, une communication claire et un outil de GTA adapté, il est possible de concilier les besoins des salariés avec les impératifs organisationnels. En fin de compte, il s’agit d’un équilibre entre bien-être des collaborateurs et continuité de l’activité, que les bonnes pratiques et les outils comme Qoia permettent de maintenir efficacement.  

Qoia facilite la gestion des plannings, sécurise la continuité d’activité et garantit une organisation plus sereine, même pendant les périodes les plus sensibles.