Les erreurs courantes en gestion des temps dans la fonction publique territoriale et comment les éviter

La gestion des temps et des activités (GTA) ne se limite pas au suivi des absences et au décompte des heures. Dans la fonction publique territoriale, c'est un véritable levier stratégique pour garantir la conformité avec la réglementation (notamment les 1 607 heures), la continuité des services publics et l'équité entre les agents.

Mais entre les contraintes réglementaires, la diversité des métiers et les imprévus du quotidien, les erreurs peuvent vite s’accumuler. Avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, de nombreuses erreurs peuvent être évitées. 

Voici les erreurs les plus fréquentes et quelques conseils pour les éviter :

Les collectivités territoriales regroupent une grande variété de profils : agents administratifs, ATSEM, animateurs, agents techniques, personnels d’entretien… Chaque métier a ses propres contraintes horaires, ses règles statutaires et ses particularités contractuelles (temps partiel, annualisation, horaires atypiques…).

Ne pas intégrer ces spécificités dans la gestion des temps conduit à des écarts entre les heures déclarées et les heures réellement effectuées. Ces erreurs peuvent perturber les compteurs individuels, fausser le calcul des droits et impacter directement la paie des agents. 

💡 Bon réflexe : une solution de GTA adaptée permet d’intégrer les contraintes de chaque poste pour garantir des plannings équitables, une gestion des cycles et une paie fiable. De plus notre solution dispose d'un pack couvrant toutes les règles spécifiques de la Fonction Publique Territoriale. 

La vie d’une collectivité territoriale est rythmée par des périodes de forte ou basse activité : rentrée scolaire, élections, saison estivale, événements culturels et sportifs, etc. Sans anticipation, ces fluctuations d’activité peuvent conduire à une surcharge de travail avec un risque d'épuisement des agents ou, à l'inverse, une mobilisation excessive de personnel pendant les périodes creuses.

💡 Astuce : grâce à sa fonctionnalité de planification à long terme, eConnection permet d’anticiper les pics d’activité et les besoins en compétence et en personnel sur l’année.

Malgré une digitalisation des processus RH, de nombreuses collectivités utilisent encore des outils bureautiques type Excel pour planifier les équipes. Cette méthode, chronophage et peu fiable, multiplie les risques :

• erreurs dans les décomptes d’heures supplémentaires,

• oubli ou incohérences dans les plannings,

• manque d'équité entre agents.

Une solution de GTA digitalisée centralise toutes les données, automatise les calculs et garantit la fiabilité des plannings.
 

💡 Conseil : notre solution de GTA eConnection dispose d’un module de planification motorisé prenant en compte les contraintes horaires, contractuelles. Les besoins peuvent également être calculés en fonction de données externes. (Besoin d'ATSEM en fonction du nombre d’enfants accueillis…).

Absences maladie, urgences, retards… Les imprévus font partie du quotidien dans la fonction publique territoriale. Sans une vision en temps réel des effectifs disponibles, il devient difficile de réagir rapidement et de réaffecter les bonnes ressources au bon moment.

💡 Bon réflexe : avec une solution de GTA comme eConnection, permet une gestion réactive et fluide des absences. eConnection diffuse instantanément les informations aux acteurs et propose des recherches de remplaçant, la gestion de pool de remplacement.

Une GTA efficace ne se limite pas à la saisie des temps. Elle constitue également un formidable outil d’aide à la décision. En analysant les données issues du suivi des temps, les gestionnaires peuvent anticiper les périodes d’absentéisme, repérer les surcharges de travail ou identifier les services sous-dimensionnés. Ces informations permettent d’ajuster les effectifs, de mieux répartir la charge de travail et d’optimiser les plannings en fonction des besoins réels de la collectivité.

💡Exemple : eConnection propose des états de suivi sur les différents sujets de Gestion des temps exportables. (planning, compteur, événement, prêt de personnel, astreinte, ect).

Dans les collectivités, la gestion des temps et des activités ne se limite pas à une simple organisation logistique. Véritable levier de performance, elle contribue à améliorer la qualité du service rendu aux citoyens, à préserver le bien-être des équipes et à garantir la continuité des missions publiques. En s’appuyant sur des outils adaptés et en évitant les erreurs les plus courantes, la gestion des plannings devient un atout stratégique au service de l’efficacité collective et de la sérénité des agents.

Qoia, avec sa solution eConnection, accompagne les collectivités dans la gestion quotidienne de leurs équipes. Conçue pour répondre aux enjeux spécifiques du secteur public, la solution permet d’adapter les plannings aux particularités de chaque service, de garantir un suivi en temps réel et de simplifier les tâches administratives. Grâce à notre module de planification des activités à long terme, les risques d'erreurs sont considérablement réduits.

👉 Avec eConnection, vous disposez d’une solution pensée pour les collectivités :

• planification à long terme,

• portail agent, 

• suivi en temps réel des compteurs de temps et de droit,

• conformité réglementaire,

• suivi des effectifs pour une gestion efficace des tâches.

💬 Prêt à optimiser la gestion des temps dans votre collectivité ?

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